12 Contoh Surat Resmi Perusahaan Terbaik dan Terlengkap

Contoh Surat Resmi Perusahaan - Surat resmi merupakan surat yang digunakan untuk keperluan formal atau resmi oleh pihak-pihak tertentu, baik itu perorangan, organisasi, lembaga, atau instansi tertentu untuk saling berkomunikasi satu sama lain secara formal.

Surat resmi dibuat dengan aturan dan kaidah yang telah ditentukan, misalnya penggunaan bahasa baku, isi surat harus jelas, dan dibuat cermat sesuai keperluannya.

Fungsi Surat Resmi

Surat resmi memiliki beberapa fungsi khusus yang tidak dimiliki pada jenis surat lainnya. Berikut adalah beberapa fungsi surat resmi:

1. Surat resmi bisa berfungsi sebagai bukti tertulis dalam bentuk dokumen dimana isinya bisa dipercaya dan dipertanggungjawabkan.

2. Sebagai sarana informasi mengenai hal-hal tertentu yang disampaikan oleh satu pihak kepada pihak lainnya, misalnya penyampaian pemikiran atau gagasan.

3. Sebagai pedoman kerja dalam melakukan suatu aktivitas atau kegiatan tertentu.

4. Sebagai alat pengingat bagi si penerima surat baik itu organisasi, perorangan, atau lembaga.

5. Sebagai bukti historis dan bukti kronologis.

Ciri-ciri Surat Resmi

Surat resmi dibuat dengan bahasa yang singkat, padat, dan jelas.
Surat resmi menggunakan bahasa baku sesuai kaidah bahasa Indonesia dan Ejaan Yang Disempurnakan (EYD) mulai dari tata bahasa, frasa, hingga kosa kata yang dipakai.
Dibuat dalam bentuk full block atau semi block/ intended block.
Surat resmi tidak menggunakan bahasa implisit, tapi bahasa eksplisit.
Terdapat kop surat yang menyebutkan pihak yang mengeluarkan surat resmi tersebut.
Surat resmi membutuhkan stempel atau cap khusus untuk kondisi tertentu.
Surat resmi dicantumkan nomor surat, perihal, alamat tujuan, tanggal, dan lampiran bila ada.
Surat resmi bentuknya sistematis dan dibuat sesuai aturan yang baku.

Jenis-Jenis Surat Resmi

1. Surat Keputusan : Surat ini bertujuan untuk menyampaikan keputusan dari atasan terkait hal-hal yang selama ini belum jelas. Umumnya surat keputusan berhubungan dengan suatu lembaga atau instansi.

2. Surat Perintah : Surat jenis ini isinya memberikan instruksi kepada bawahan. Contohnya surat perintah untuk lembur, surat perintah untuk perjalanan dinas, dan sebagainya.

3. Surat permohonan : Surat jenis ini digunakan ketika salah satu pihak menyampaikan permohonan kepada pihak lain. Contohnya permohonan perceraian, permohonan kegiatan tertentu, permohonan bantuan dana, dan sebagainya.

4. Surat kuasa : Surat jenis ini isinya memberikan kuasa atau wewenang kepada pihak lain. Contohnya surat kuasa untuk pengambilan uang di bank, surat kuasa pembayaran pajak, dan sebagainya.

5. Surat edaran : Surat ini ditunjukan kepada kalangan tertentu dimana isinya pemberitahuan mengenai kegiatan atau hal tertentu.

6. Surat panggilan atau undangan : Surat ini digunakan untuk memanggil atau mengundang seseorang untuk keperluan tertentu. Misalnya untuk undangan pernikahan, panggilan kepolisian, panggilan kerja, dan sebagainya.

Struktur Surat Resmi

1. Kepala surat (Kop Surat)

Kepala surat terdiri dari logo instansi atau lembaga, nama instansi atau lembaga, alamat, nomor telepon atau fax dan email instansi atau lembaga.

2. Nomor surat

Ketika mengirim surat, instansi atau lembaga harus melengkapi dengan nomor surat. Tujuannya adalah agar bisa mengetahui sudah berapa banyak surat yang sudah dikeluarkan dalam kurun waktu satu bulan.

3. Tanggal surat

Surat resmi harus dilengkapi dengan tanggal pembuatan surat. Fungsinya untuk informasi waktu dibuatnya surat resmi tersebut.

4. Lampiran atau hal

Surat resmi harus dilengkapi dengan lampiran, yaitu dokumen lain sebagai pendukung adanya surat resmi tersebut.

5. Alamat tujuan

Alamat tujuan harus tertulis di dalam surat resmi. Umumnya ditulis secara singkat, karena alamat lengkap sudah tertera pada sampul surat.

6. Salam pembuka

Kata pembuka harus berbentuk baku dan formal, serta menggunakan bahasa yang sopan.

7. Isi surat

Ini merupakan bagian utama surat resmi. informasi yang disampaikan ditulis secara singkat, padat, jelas, dan menggunakan bahasa yang baku.

8. Salam penutup

Salam penutup ditulis untuk menunjukan kesopanan dalam berkomunikasi melalui surat resmi.